ビジネスに必須!シームレスな繋がりで作業効率をアップさせる、<br>世界で人気のデジタルコミュニケーションツール3選

ビジネスにおける社内コミュニケーションの充実は、企業成功の鍵といってもよいでしょう。社内外を問わず、コミュニケーションは、人間関係に影響を及ぼすだけでなく、仕事における認識のずれを解消したり、情報共有によってスピーディーに作業を進めたりすることに役立ちます。その結果として企業の業績アップを導くことは、多くの研究で報告されています。

その一方で、話し合いの時間がなかなか取れなかったり、コミュニケーションに時間を取りすぎて実際の作業の時間がなくなってしまう、といった悩みを抱えている企業が多いのが実際のところではないでしょうか。HR総研が行った調査によると、コミュニケーションに課題を抱えていると答えた企業は、なんと全体の約8割にも上るとのことです。また、ほぼ全企業がコミュニケーション不足が業務の障害になると回答しています。

そんな問題を解決してくれるのが、今回紹介するデジタルコミュニケーションツールです。デジタルコミュニケーションとは、コンピュータやインターネットを利用して情報を収集、処理、分析し、発信することを意味します。どれだけ物理的な距離が離れていても、即座に連絡を取り合うことができます。こちらの記事で紹介するデジタルコミュニケーションを適切に使用することで、社内・社外を問わず、コミュニケーションが円滑になり、その結果、仕事の作業効率向上に繋がるでしょう。それでは、世界の企業で人気のデジタルコミュニケーションツール3選を紹介したいと思います。

 

Slack

Image Source:https://slack.com/

 

昨今世界中で人気を博している『ビジネスチャットツール』の「Slack」は、社内メンバーが積極的にコミュニケーションを図ることで、仕事のミスに早期に気付いたり、情報共有により効率化を図ったりすることを目指しています。また、話し合いから生まれる新たなアイデアの創出を期待することもできます。

 

Slackを使用することで、社内の特定の相手と即座に連絡を取ることができます。1対1のチャットも可能ですが、Slackの強みは、優れたチャンネル機能を利用した大人数による情報の共有です。プロジェクトに関係する人々を1つのチャンネルに登録することで、共有したい情報を、容易に、そして即座にプロジェクトメンバーに共有することができます。一度チャンネル登録したグループは画面左に常に表示されるので、頻繁にやりとりが必要なプロジェクトでは特に力を発揮します。また、多くの絵文字が使用可能で、そのときの状況に合わせて使い分けることで、議論をより面白くしたり活発にしたりすることが可能です。自分に関係のある情報がSlack内で発信された場合は、通知機能により即座に知ることができるため、情報を見逃すこともありません。また、社内の他の部署やクライアントとチャンネルを共有しておくことで、プロジェクトの進捗状況や仕事内容をいつでも確認することができます。

 

2013年にサービスが開始されたSlackですが、使いやすさとSlackがもたらす優れた成果からその後急速に人気を集め、現在では、多くの外部ソフトと連携できるようになっており、企業の用途に合わせた使用が可能です。Web、iOS、Android、およびWindows Phoneで使用可能なので、パソコンや携帯電話などの端末から気軽にアクセスでき、場所を選ばずに使用できることも人気の理由の1つです。無料版と、さらに優れた機能を利用できる有料版があります。

 

 

 

Basecamp

Image Source:https://basecamp.com/

 

「Basecamp」は、37signalsが提供している『オンラインプロジェクト管理』ツールです。Basecampを使用することで、プロジェクトの全進行状況を一画面で確認することができます。進行状況が確認できるということは、どのタスクが順調で、どのタスクにサポートが必要なのかを全員が認識できることを意味します。仲間の進行状況を把握することで、お互いに助け合う関係が生まれ、最終的には、優れたプロジェクトの完成に繋がります。生産性、質の向上、また社内の人間関係の構築も期待できます。また、企業内だけでなく、企業と顧客のギャップを埋めることにも役立ちます。顧客は、依頼した仕事の新着状況を常に確認できるため、それをもとに、より生産性のあるやり取りを行うことも可能です。

ほかにも、Basecampを母体にして複数のファイルを共有したり、プロジェクトの仲間に即座にメッセージを送ったり、お互いのスケジュールを確認できたりと、様々な機能が含まれています。その一方でBasecampは、わかりやすくシンプルなページ設計を目指しているため、初めて使用する人でも非常に使いやすいツールです。無料プランと、さらなる機能を使用できる有料プランがあります。有料プランには30日間のフリートライアルがあります。

 

DialMyCalls

Image Source:https://www.dialmycalls.com/

『メッセージ伝達」ツールとして人気の「DialMyCalls」は、大切な情報を、登録者にメッセージとして届けます。DialMyCalls の優れているところは、電子メールやテキストメッセージだけでなく、音声としても届けることができることです。

電話番号とE-mailアドレスの両方を登録できるため、企業内部だけでなく、社員が自宅にいるときや、外回りをしているときにも、即座に情報を伝達することができます。緊急で何かを伝えなくてはならないときや、社員の欠勤で他の社員の協力を仰ぐ必要がある時など、非常に便利です。また、誰がそのメッセージを確認し、誰が確認していないのかを管理ページにてすべて把握できるため、確実に必要な情報を、伝えたい相手にを届けることが可能です。

音声メッセージは、テキストメッセージでは届けることのできない発信者の感情を付与することができます。経営者が従業員に称賛の言葉を送ったり、企業理念を共有したり、謝罪の言葉を届けたりする場合にも非常に有効でしょう。

一部の機能を一定回数だけ使用できる無料プランと、機能を全て利用できる有料プランがあり、非営利団体や学校関係団体には、割引価格を設定しています。

 

いかがでしたか。コミュニケーションを図る時間がなかなか取れない企業は、これらのデジタルコミュニケーションツールを使用することで、頻繁なコミュニケーションの機会を創出することができます。また、距離が離れていて気軽にコミュニケーションがとれない、上司とのやりとりは緊張するので相談に行けないなどの問題を、社員が抱えている企業にとっては、それらの問題を解決し、業績を向上させる糸口になるでしょう。

 

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投稿者プロフィール

宇佐美 海太
宇佐美 海太
1985年東京生まれ。ポルトガル留学後、早稲田大学国際教養学部卒業。
大手製造業の映像プロデューサーとして各種PR動画の企画・プロデュースに従事した後、「日本と海外をつなぎたい」と決意し、株式会社インフォキュービック・ジャパンに入社。現在はマーケティング部のマネジャー として、多数のクライアントの海外向けコミュニケーションデザインを通じ、お客様と世界をつなぐコミュニケーション創造に心血を注ぐ。趣味はプロレス鑑賞。